۵ پرامپت ChatGPT برای طراحی برنامه‌های آموزشی مؤثرتر برای کارکنان
نویسنده: آیتکین تانک، نویسنده مهمان فوربس و بنیان‌گذار و مدیرعامل Jotform
۱۵ اکتبر ۲۰۲۶، ساعت ۱۰:۲۶ صبح به وقت شرق آمریکا
به‌تازگی فیلم کوتاهی از دهه ۱۹۵۰ درباره فروشندگانی تماشا کردم که برای فروش محصولاتشان خانه‌به‌خانه مراجعه می‌کردند. همه می‌دانیم که این حرفه سرانجام چگونه به‌تدریج از رونق افتاد. با ظهور فروشگاه‌های زنجیره‌ای، کاتالوگ‌های سفارش پستی، تبلیغات گسترده و در نهایت تجارت الکترونیک، روش‌های تازه‌ای شکل گرفت که دیگر نیازی به مراجعه حضوری فروشندگان به خانه‌ها باقی نمی‌گذاشت.
جالب است که چقدر درباره آینده و تحولاتی که ناگزیر در راه‌اند فکر می‌کنیم، اما به‌ندرت به شیوه‌های کاری گذشته و چگونگی تغییر آن‌ها توجه داریم. برخی مشاغل از میان رفتند، اما در عوض، روش‌های بهتری برای ارائه خدمات به مشتریان پدید آمد و مشاغل کاملاً جدیدی شکل گرفت. آنچه این تغییرات را امکان‌پذیر کرد، آموزش افراد برای ایفای نقش‌های تازه و در حال تحول بود. عصر هوش مصنوعی نیز از این قاعده مستثنا نیست.
بر اساس پیش‌بینی گزارش‌ها، شرکت‌ها تا سال ۲۰۲۶ حدود ۲ تریلیون دلار در طرح‌های مرتبط با هوش مصنوعی سرمایه‌گذاری خواهند کرد. بااین‌حال، طبق پژوهش گارتنر، ممکن است بخش بزرگی از این هزینه‌ها بازده مورد انتظار را نداشته باشد. بخشی از مشکل به نگرش سازمان‌ها نسبت به خودِ آموزش برمی‌گردد. پژوهشی جدید نشان می‌دهد بسیاری از شرکت‌ها تأثیرات گسترده‌تر آموزش را نادیده می‌گیرند. یافته‌های این پژوهش حاکی از آن است که آموزش بهتر کارکنان، بهره‌وری را افزایش می‌دهد و زمان کمتری از مدیران برای رسیدگی به مشکلات روزمره می‌گیرد. در نتیجه، مدیران فرصت بیشتری پیدا می‌کنند تا بر فعالیت‌های مهم‌تر و سطح بالاتر تمرکز کنند.
پرسش اصلی برای مدیران این است: چگونه می‌توان فاصله میان فرصت‌های فردا و نیازهای آموزشی امروز را از میان برداشت؟ ChatGPT می‌تواند ابزاری قدرتمند برای افزایش اثربخشی برنامه‌های آموزشی باشد. در ادامه، پنج پرامپت برای شروع این کار معرفی می‌کنم.
۱. فهرستی از برنامه‌های آموزشی فعلی تهیه کنید
هر شرکتی روش خاص خود را برای آموزش کارکنان دارد. بعضی سازمان‌ها همچنان از دوره‌های آموزشی سنتی و ساختاریافته، چه به‌صورت آنلاین و چه حضوری، استفاده می‌کنند. بااین‌حال، من رویکرد سازمان‌هایی را می‌پسندم که از چارچوب‌های معمول فراتر می‌روند و راه‌های خلاقانه‌تری را امتحان می‌کنند. برای مثال، در یکی از شرکت‌های تجارت الکترونیک، کارکنان مهارت‌های مختلفی را به یکدیگر آموزش می‌دادند؛ مهارت‌هایی که لزوماً ارتباطی با وظایف شغلی آن‌ها نداشت. موضوع این کلاس‌ها از برنامه‌نویسی گرفته تا رقص تانگو و هنر تهیه و ترکیب نوشیدنی‌ها متنوع بود. شاید بازگشت سرمایه چنین برنامه‌هایی در نگاه اول مشخص نباشد، اما به اعتقاد من، تأثیر بلندمدت آن‌ها بسیار ارزشمند است: شکل‌گیری فرهنگی مبتنی بر یادگیری که حتی جذاب و سرگرم‌کننده هم به نظر می‌رسد.
اولین قدم برای ارتقای آموزش کارکنان این است که دقیقاً بدانید در حال حاضر چه برنامه‌هایی ارائه می‌کنید. تنها از این راه می‌توانید تشخیص دهید که آموزش‌های موجود تا چه اندازه پاسخ‌گوی نیازهای کارکنان هستند. ChatGPT می‌تواند در این ارزیابی به شما کمک کند و برای دستیابی به اهداف آموزشی و فرهنگی سازمان نیز پیشنهادهایی بی‌طرفانه ارائه دهد.
پرامپت پیشنهادی:
«می‌خواهم در نقش یک مشاور یادگیری سازمانی عمل کنی و با طرح مجموعه‌ای ساختاریافته از پرسش‌ها و پاسخ‌ها، به من کمک کنی برنامه‌های آموزشی فعلی شرکت، فرهنگ یادگیری، نظام مربی‌گری، فرایند آشنایی و آماده‌سازی کارکنان تازه‌وارد، توسعه مهارت‌ها و میزان مشارکت کارکنان را بررسی کنم. لطفاً پرسش‌های تکمیلی بپرس تا مشخص شود کدام بخش‌های آموزش ناکارآمد یا قدیمی شده‌اند یا با نیازهای واقعی کارکنان ارتباط ندارند. سپس بر اساس اهداف سازمانم، راهکارهایی خلاقانه و عملی برای بهبود یادگیری و فرهنگ سازمانی پیشنهاد بده. این راهکارها می‌توانند شامل آموزش کارکنان به یکدیگر، کارگاه‌هایی با هدایت خود کارکنان، مربی‌گری معکوس، یادگیری میان‌بخشی و سایر برنامه‌های آموزشی غیرسنتی باشند که یادگیری را به تجربه‌ای مشارکتی، جذاب و واقعاً ارزشمند تبدیل می‌کنند.»
۲. از دیدگاه‌ها و تجربه‌های کارکنان استفاده کنید
مؤثرترین راه برای بهبود یک محصول یا خدمت چیست؟ من عمیقاً معتقدم که نقطه شروع، گوش دادن به افرادی است که از آن استفاده می‌کنند؛ یعنی مشتریان یا کاربران. همین منطق درباره مدیرانی هم صدق می‌کند که قصد دارند برنامه‌های آموزشی سازمان خود را تقویت کنند. مهم‌ترین افراد درگیر در این برنامه‌ها، کسانی هستند که قرار است از مزایای آن بهره‌مند شوند؛ یعنی کارکنان شما.
مدیرانی را دیده‌ام که مدت‌ها در تلاش بوده‌اند راهی برای افزایش اثربخشی آموزش کارکنان پیدا کنند، بی‌آنکه حتی به ذهنشان برسد نظر خود کارکنان را بپرسند. خوشبختانه مدیران امروزی می‌توانند با استفاده از ابزارها و عامل‌های مبتنی بر هوش مصنوعی، فرایند جمع‌آوری و بررسی بازخورد کارکنان را خودکار کنند. تجربه من نشان داده است که طرح پرسش‌های نسبتاً ساده و باز، بهترین راه برای دریافت پاسخ‌های صادقانه و سنجیده است. پس از جمع‌آوری اطلاعات نیز می‌توانید از ChatGPT برای بررسی و تحلیل آن‌ها کمک بگیرید.
پرامپت پیشنهادی:
«می‌خواهم بازخورد کارکنان درباره برنامه‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای شرکت را در اختیارت قرار دهم. لطفاً پاسخ‌ها را تحلیل کن و موضوعات تکرارشونده، نیازهای برآورده‌نشده، نارضایتی‌ها و فرصت‌های بهبود را شناسایی کن. اگر مرتبط بود، الگوهای مشترک یا تفاوت‌ها را میان بخش‌های مختلف سازمان یا کارکنان با سطوح متفاوت سابقه و جایگاه شغلی مشخص کن. همچنین توضیح بده کارکنان برای چه چیزهایی بیشترین ارزش را قائل‌اند و بر اساس بازخوردهای آن‌ها، راهکارهایی عملی برای بهبود آموزش، افزایش مشارکت کارکنان و تقویت فرهنگ یادگیری پیشنهاد بده.»
۳. سناریوهایی برای تمرین عملی و ایفای نقش طراحی کنید
تصور کنید برای فرزند نوجوانتان کتابی درباره رانندگی تهیه کرده‌اید و از او خواسته‌اید یک دوره آنلاین آموزش رانندگی را هم بگذراند. سپس به‌محض پایان دوره، کلید خودرو را به او می‌دهید. برای درک اشکال این روش لازم نیست حتماً پدر یا مادر باشید. کاملاً روشن است که میان مطالعه مطالب آموزشی و کسب مهارت واقعی رانندگی فاصله زیادی وجود دارد.
یادگیری در حین انجام کار برای کسب بسیاری از مهارت‌های شغلی ضروری است. بااین‌حال، شمار زیادی از برنامه‌های آموزشی نمی‌توانند تجربه عملی کافی را در اختیار کارکنان قرار دهند.
سناریوهای ایفای نقش به کارکنان فرصت می‌دهند موقعیت‌هایی را تمرین کنند که هیچ کتاب یا دوره آنلاین استانداردی نمی‌تواند به‌تنهایی مهارت مواجهه با آن‌ها را آموزش دهد. برای مثال، چگونه باید در شرایطی که احساسات افراد به‌شدت درگیر است، گفت‌وگویی دشوار را مدیریت کرد؟ ChatGPT می‌تواند به شما در طراحی چنین سناریوهایی کمک کند.
پرامپت پیشنهادی:
«می‌خواهم به من کمک کنی سناریوهایی واقع‌گرایانه برای آموزش از طریق ایفای نقش طراحی کنم تا کارکنان بتوانند آن‌ها را به‌صورت گروهی تمرین کنند. ابتدا درباره مهارت‌های موردنظر، نقش‌های شغلی، چالش‌ها و روابط و تعاملات موجود در محیط کار از من سؤال بپرس. سپس سناریوهایی تعاملی طراحی کن که شامل پیشینه شخصیت‌ها، اهداف هر فرد، روابط و تنش‌های عاطفی، تعارض‌های احتمالی و پرسش‌هایی برای گفت‌وگو و بررسی باشند. به‌ویژه بر موقعیت‌هایی تمرکز کن که به قضاوت درست، مهارت ارتباطی، رهبری، همدلی، همکاری یا مدیریت گفت‌وگوهای دشوار نیاز دارند؛ مهارت‌هایی که یادگیری آن‌ها از طریق تمرین عملی مؤثرتر از سخنرانی یا دوره‌های آموزشی آنلاین است.»
۴. آموزش را به بخشی از فرایندهای روزمره کاری تبدیل کنید
یکی از بزرگ‌ترین موانع اثربخشی برنامه‌های آموزشی این است که بار بیشتری بر برنامه کاری کارکنانی تحمیل می‌کنند که از قبل هم مشغله زیادی دارند. نظرسنجی‌های متعددی بارها به یک نگرانی مشترک در میان کارکنان اشاره کرده‌اند: آن‌ها برای شرکت در فعالیت‌های توسعه حرفه‌ای وقت کافی ندارند.
راه‌حل این است که فرصت‌های آموزش و توسعه مهارت را در همان ساعات معمول کاری فراهم کنیم. ما در Jotform تمام تلاشمان را می‌کنیم تا کارکنان بتوانند بیرون از محیط کار نیز زندگی پربار و رضایت‌بخشی داشته باشند. کارکنانی که خوشحال‌اند و دائماً زیر فشار و اضطراب نیستند، مدت بیشتری در شرکت می‌مانند و با انرژی و اشتیاق بیشتری سر کار حاضر می‌شوند. به همین دلیل، مدیران و کارکنان را تشویق می‌کنم آموزش و توسعه مهارت‌هایی را در اولویت قرار دهند که بتوان آن‌ها را در فرایندهای کاری موجود گنجاند؛ حتی اگر این کار مستلزم آن باشد که برنامه روزانه آن‌ها کمی خلوت‌تر و انعطاف‌پذیرتر تنظیم شود.
ChatGPT می‌تواند به شما کمک کند فرایندهای کاری فعلی را تحلیل کنید و راه‌هایی برای گنجاندن آموزش و توسعه مهارت در آن‌ها بیابید، بدون آنکه وظایف بیشتری به دوش کارکنان بگذارید.
پرامپت پیشنهادی:
«می‌خواهم فرایندهای کاری فعلی، مسئولیت‌ها و حوزه‌هایی را که لازم است یک کارمند [یا یک تیم] در آن‌ها مهارت‌های تازه‌ای کسب کند، برایت توضیح دهم. لطفاً فعالیت‌های روزمره او یا آن تیم را تحلیل کن و راهکارهایی عملی پیشنهاد بده تا یادگیری و توسعه مهارت مستقیماً در وظایف، پروژه‌ها، جلسات و روال‌های کاری موجود ادغام شود. بر فرصت‌هایی برای رشد تمرکز کن که از طریق تجربه عملی، همکاری، دریافت بازخورد یا آشنایی با فعالیت‌های بخش‌های دیگر سازمان، مهارت کارکنان را تقویت می‌کنند؛ نه دوره‌های آموزشی مستقل و وقت‌گیری که فشار کاری بیشتری به آن‌ها تحمیل می‌کنند.»
۵. آموزش کارکنان را در عصر هوش مصنوعی به سطح بالاتری ببرید
هوش مصنوعی وارد محیط کار شده است و اگر شما برای آموزش کافی کارکنانتان اقدامی نکنید، رقبایتان این کار را خواهند کرد. مدیران مسئول‌اند ابزارهای لازم برای موفقیت را در اختیار کارکنان قرار دهند. انجام این مسئولیت مستلزم فراهم کردن فرصت‌هایی است که کارکنان بتوانند فناوری‌های نوظهور را امتحان کنند و با آن‌ها دست به تجربه و آزمایش بزنند.
پائولا چکی-دیمیلیو در مطلبی برای هاروارد بیزینس ریویو می‌نویسد: «تلاش برای تسلط بر هوش مصنوعی با استفاده از اسلایدهای آموزشی، مانند تلاش برای یادگیری کامل جراحی از طریق کتاب‌های درسی است. این منابع شاید به شما کمک کنند مبانی نظری را بفهمید، اما به شما یاد نمی‌دهند که چگونه واقعاً آن کار را انجام دهید.»
ChatGPT می‌تواند به شما کمک کند فناوری‌هایی را شناسایی کنید که واقعاً برای تیمتان مفید هستند. همچنین می‌تواند موقعیت‌های واقعی محیط کار را شبیه‌سازی کند و در تمام این مراحل، محدودیت‌های بودجه شما را نیز در نظر بگیرد.
پرامپت پیشنهادی:
«می‌خواهم به من کمک کنی ابزارهای کاربردی هوش مصنوعی و فرایندهای کاری مناسب برای تیم [نام تیم یا بخش] را شناسایی کنم. این تیم مسئول [شرح مسئولیت‌ها] است و در حال حاضر با [شرح چالش یا مشکل اصلی] روبه‌رو هستیم. اکنون از [ابزار یا پلتفرم فعلی] استفاده می‌کنیم و هدفمان [شرح اهداف] است. درعین‌حال باید هزینه‌ها را در محدوده بودجه [محدوده بودجه] نگه داریم. لطفاً ابزارهای هوش مصنوعی با بازگشت سرمایه بالا را پیشنهاد بده که بتوانیم طی ۳۰ تا ۶۰ روز آینده آن‌ها را آزمایش کنیم. همچنین مشخص کن کارکنان برای استفاده مؤثر از این ابزارها به چه آموزش‌هایی نیاز دارند.»